Ein mächtiger, rot-grauer Bau beim Bahnhof St. Gallen, Ziegel, Bögen, Säulen: Wir sind zu Besuch bei der St. Gallisch-Appenzellische Kraftwerke AG (SAK), einem der ersten Kunden von innosolv. Uns interessiert: Wie läuft die Arbeit mit dem Modul PPM (Projekt- und Prozessmanagement)? Und wie lässt es sich noch effektiver nutzen? Die SAK verwendet is-e schon seit der Einführung des Programms, also seit über zwanzig Jahren. Genauso lange nutzt das Unternehmen PPM für die Hausinstallationskontrolle.
Digital? Geht anders!
Die SAK organisiert mit dem Modul die periodischen Kontrollen sowie die Schlusskontrollen von Neu- und Umbauten. Sie macht damit aber auch die verlangten Stichproben. Und das lief lange Zeit so:
- Die SAK forderte einen Kunden zur Kontrolle auf (1)
- Der Kunde beauftragte daraufhin einen Kontrolleur seiner Wahl (2).
- Der Kontrolleur führte die Kontrolle durch (4). Viele Kontrolleure verwenden für diese Kontrollen ein spezielles Programm – oftmals das Produkt ElektroForm von Brunner Informatik AG. Das Kontrollprogramm kann Daten zu Kunden und Objekten aus is-e einlesen (3).
- Den Sicherheitsnachweis mussten die Kontrolleure mithilfe ihres Programms jedoch ausdrucken; dann sandten sie ihn an die SAK. Einige Kontrolleure nutzten nicht mal ein Programm. Sie schickten handschriftlich ausgefüllte Sicherheitsnachweise.
So oder so: Es gab einen Medienbruch. Bei der SAK entstand deshalb erheblicher Aufwand: Die Sachbearbeiter mussten die Sicherheitsnachweise (SiNa) einscannen und die Kontrolldaten im PPM von innosolv eingeben.
Schluss mit der Abtipperei
Das Vorgehen war unbefriedigend; die SAK gab sich nicht zufrieden. Sie wünschte einen elektronischen Datenaustausch, und zwar als Standard-, nicht als Individuallösung. Über ihren Vertriebspartner transformIT AG gelangte die SAK an innosolv – und stiess auf offene Ohren. Denn genau darin sehen wir unsere Aufgabe: die Prozesse unserer Kunden zu digitalisieren. Und deshalb entwickelten wir eine Schnittstelle, eine Funktion in is-e, die das Problem „Medienbruch“ behebt. Heute verwendet auch die SAK das Programm ElektroForm – allerdings die Version «EVU». Das Programm der Kontrolleure sendet die Kontrolldaten inklusive Sicherheitsnachweis direkt an ElektroForm EVU bei der SAK (5). Zu Kontrollzwecken bezieht auch ElektroForm EVU Daten aus is-e (6).
Die Kontrolldaten einschliesslich SiNa fliessen nun also ohne Medienbruch in das PPM (7). Möglich macht dies die kostenpflichtige Funktion «Integration Installateure und Kontrolleure» von innosolv. Es gibt sie seit Release 2017. Die
St. Gallisch-Appenzellische Kraftwerke AG nutzt die Funktion seit Oktober 2017 – und ist sehr zufrieden.
(Siehe das Interview mit Mitarbeitenden der SAK AG.)
«Die Qualität des gesamten Prozesses ist besser – es gibt weniger Fehler!»
Fabian Hug, Fachbereichsverantwortlicher Hausinstallationskontrolle
Gespräch bei der St. Gallisch-Appenzellische Kraftwerke AG, St. Gallen
innosolv: Wie viel Arbeitsaufwand kann die SAK dank der neuen is-e-Schnittstelle sparen?
Fabian Hug: Die Einsparungen sind beträchtlich, denn wir haben keinen Medienbruch mehr. Die Dokumente werden nun direkt in der Dokumentenablage archiviert. Zusätzlich sparen wir, weil wir den Prozessablauf bei Einführung der Schnittstelle optimiert haben.
Gibt es weitere Vorteile?
Fabian Hug: Die Qualität des gesamten Prozesses ist besser – es gibt weniger Fehler!
Was war die grösste Herausforderung bei der Einführung der neuen Schnittstelle?
Sybille Enzler: Die Kommunikation zu Beginn: Die Verantwortlichen der verschiedenen Unternehmen (SAK, Brunner Informatik, transformIT) mussten sich erst einmal auf eine gemeinsame Sprache einigen, auf die Begriffe. Das schafften wir, indem wir periodisch Statussitzungen mit allen Beteiligten durchführten.
Möchten Sie anderen Energieversorgern einen Rat geben?
Sybille Enzler: Ich empfehle Energieversorgern von Anfang an für eine klare und verständliche Kommunikation zu sorgen! Machen Sie Informationsanlässe für die Kontrolleure. Denn wenn sie nicht mitmachen, bleibt es beim Medienbruch. Zudem sollten Sie den Aufwand für Tests nicht unterschätzen.
2017 haben Sie die neue Schnittstelle von is-e eingeführt. Das brachte am Anfang Mehrarbeit und Ausgaben. In welchem Verhältnis stehen für Sie Kosten und Nutzen?
Fabian Hug: Wir sparen Zeit, die Qualität der Arbeit hat sich verbessert. Deshalb sind die Kosten auf jeden Fall gerechtfertigt. Genau beziffern können wir den Nutzen aber nicht.
Wenn auch andere Energieversorger die Schnittstelle in Betrieb nehmen möchten – mit welchem Aufwand müssen sie rechnen?
Gerry Torda: Dieser Aufwand ist überschaubar – wir sprechen von Tagen, nicht etwa von Wochen. Drei Aufgaben sind bei der Einführung zu erfüllen:
- Projektablauf abgleichen: ElektroForm und das PPM von is-e müssen aufeinander abgestimmte Projektabläufe haben. Generell sollte man den Ablauf kritisch überprüfen und gegebenenfalls anpassen.
- Schnittstelle einrichten: Man muss den Standard-Webservice von is-e installieren und konfigurieren, damit ElektroForm EVU die Daten von is-e lesen und nach is-e schreiben kann.
- Laufende Projekte bereinigen: Bestehende, offene Projekte muss man mit den neuen Abläufen abgleichen. Das erledigen wir für unsere Kunden.
Wir bedanken uns für das Interview.
Fabian Hug ist Fachbereichsverantwortlicher Hausinstallationskontrolle.
Sybille Enzler, Business Analyst bei der SAK, ist die Projektleiterin.
Gerry Torda ist Consultant und Mitglied der Geschäftsleitung bei transformIT AG.
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